管理組合って何？

マンションの大規模修繕を行うにあたって、管理組合は重要な役割を果たします。総会を開催して決議を取ったり住民に工事説明会を開いたりということから、コンサルタントや施工会社とのコミュニケーションを取るのも管理組合です。

今回の記事では、実際に管理組合とはどのような業務を行う機関なのかについて、解説していきます。管理組合員でも、実際に何をしたらいいかわからないという方も多いと思われるので、参考にしてください。

管理組合とは

分譲マンションを購入すると、購入したすべての方が自動的に「管理組合」に加入することになります。具体的には、分譲マンションを購入した方は「区分所有者」になり、すべての区分所有者がマンションを管理するための管理組合員になるのです。これは、マンションの「区分所有法」の中で加入が義務付けられているため、すべての区分所有者は必ず加入しなければなりません。

またすべての区分所有者は、管理組合に加入するとともに、建物の維持管理のための管理費や修繕積立金を月々支払います。そして、日常の維持管理業務は一般的にマンション管理会社に委託されますが、定期的な建物の修繕工事や大規模修繕工事は、管理組合の中の代表者によって組織される「理事会」が中心になって行う必要があります。

つまり、マンション管理組合および理事会の一番の役割は、マンションの維持管理になりますが、中でも大規模修繕工事はマンション最大のイベントであり、管理組合および理事会が重要な役割を果たす、ということになります。

大規模修繕における管理組合の役割

前項でマンション大規模修繕では、管理組合および理事会が大きな役割を果たす、と説明しましたが「具体的にどんな役割を果たすのか？」について疑問をお持ちの方もいるでしょう。そこでこの項では、マンション大規模修繕を実施するときの、管理組合および理事会の主な役割をご説明いたします。

大規模修繕の実施にあたって、工事の着工前はもちろん、工事期間中から完成後まで管理組合および理事会には様々な役割があります。ここからは大規模修繕工事の「着工前」「工事中」「完成後」の3段階に分けて、段階別に管理組合および理事会の役割をご紹介します。

着工前の役割

多くの分譲マンションでは、準備を進める段階で「修繕委員会」を立ち上げています。修繕委員会とは、マンションの区分所有者で構成する大規模修繕のための専門委員会になり、管理組合および理事会の負担を減らすとともに、適切に大規模修繕を進めるために大きな役割を果たします。修繕委員会の立ち上げは理事会が中心になって応募を募り、5人〜10人程度の委員を選出する必要があります。その際、公正性を保つために、幅広い年代の委員を選出するのが理想ですが、現実的に応募してくれる方は少ないので、応募してくれた方は積極的に委員に選出しましょう。この修繕委員会は、あくまで管理組合および理事会の「諮問（しもん）機関」という位置づけになるので、理事会の代表者も積極的に修繕委員会の会合などに出席して、両者が対立しないように努めなければなりません。

また管理組合の大規模修繕工事の実施は、4つの方法があります。管理会社へ依頼する、設計事務所へ依頼する、直接施工会社へ依頼する3つの方法のほか、マンション管理士等のコンサルタントを採用し理事会等の負担を少なくする方法もあります。

管理会社への依頼

管理会社へ依頼する方法で、管理会社が主体となって、建物診断、実施設計、施工、施工監理を進める方式。メリットは、マンションの事を熟知して慣れている管理会社へ依頼するので安心感があり、管理組合の負担が少なく、責任の所在が明確。デメリットは、管理組合の主体性や関心度の低下、競争原理が働かないことによるコスト高、第三者のチェック機能がないことによる無駄な工事項目の増加の恐れなどがあり、工事費は設計監理方式に比べ、大幅に割高になる事が多い。

コンサルタントへの依頼

大規模修繕工事の進め方で、管理組合の側にたち、理事会や修繕委員会へアドバイスをする方式です。大規模修繕に関係する臨時総会、住民説明会等の合意形成などで理事会を支援します。また、修繕委員会の設立や運営、設計事務所選定補助、施工会社選定補助、工事検査立会など、管理組合の負担を軽減できます。デメリットとしては、コンサルタント料が別にかかりますが、管理会社との調整、修繕委員会の負担軽減、不適切コンサルの防止、トータルコストの低減など、費用以上の効果が期待できます。

設計管理方式

建物診断、設計及び工事監理を専門家である設計事務所等に依頼し、工事を公募方法等により施工業者に発注する方式。メリットとして、施工チェックを第三者に依頼するため、厳正な工事品質のチェックが可能で、不要な工事を抑止することができ、競争原理が働き適正な価格で発注ができる。デメリットとして、修繕委員会の設立や管理組合で信頼できる設計事務所を選定など負担がが掛かる。また、別々に発注するため、小規模マンションでは費用が割高になる恐れがあります。

責任施工方式

施工業者に建物診断、実施設計、施工監理までを一任する方式です。施工業者を複数リストアップして相見積りにより決定する場合や、最初から特定1社を指定して特命で発注する方法があります。メリットとして、複数の関係業者を1つに集約できるため、管理組合の打合わせに費やす時間などの手間が軽減され、1社に全てを依頼するので責任の所在が明確になる。デメリットとして、第三者の専門家のチェック機能がないため、無駄な工事項目が増えたり、工事品質の低下を招く恐れがあります。特に、この方式の場合は、「住宅瑕疵担保責任保険」の加入をお勧めします。

工事中の役割

大規模修繕の進行は修繕委員会に任せる形になりますが、工事が着工してからも管理組合および理事会には、以下の役割があります。

・マンション居住者や近隣住人からの苦情の受付・対応

・工事についての情報発信

・工事定例会への出席

・コンサルタントとともに工事の進捗状況のチェック

基本的に、工事の計画や進行は修繕委員会に任せることになりますが、特にマンション居住者や近隣住人からの苦情・クレームに対して、理事会を中心にしっかり体制を整えておく必要があります。工事に関する苦情は、基本的に施工業者の現場代理人が窓口になりますが、マンション管理組合および理事会が関係ないという態度をとってしまうと、問題がより大きくなる可能性があるので、苦情やクレームに対する受け付け体制をしっかり整えておくことが重要になります。

工事後の役割

工事の完成に伴って、監理を依頼しているコンサルタントによる竣工検査が行われますが、修繕委員会だけでなく、管理組合および理事会の関係者も立ち会います。 竣工検査で手直しがあれば、最終的に手直し状況の確認が終われば引き渡しになりますが、管理組合および理事会は、施工業者との引渡書類を取り交わす必要があります。 引き渡しに関わる書類は工事の種類によって異なりますが、マンション大規模修繕では主に、以下の引渡書類を取り交わします。

・竣工（完成）図面 ・各工事（防水・塗装など）の保証書 

・工事工程写真および完成写真 ・材料出荷証明書 

・作業日報および打合せ議事録　など 

以上の書類を取り交わしたら、定期的な修繕工事や次回の大規模修繕工事のために、マンション内に厳重に保管する必要があり、長期修繕計画の見直しでも活用されます。 ここまで、大規模修繕でのマンション管理組合および、理事会の役割をご紹介しましたが、修繕委員会はあくまで大規模修繕のための専門委員会です。つまり、最終的な決定権は管理組合および、理事会が開催する総会にあるので、その点はしっかり認識して、工事の進捗にあたってはすべての項目に対してチェックする必要があります。

コンサルタント・施工会社の選び方

大規模修繕を実施するにあたって特に重要になるのが、施工業者の選定です。マンション大規模修繕はほかの工事と違い、基本的に居住者の方が普通に生活をしている中で工事が行われます。そのため、工事の品質が重要なのはもちろんですが、マンション居住者への安全対策や周知連絡など、工事以外の部分でのサービスをしっかり行ってくれる施工業者の選定が、マンション大規模修繕では重要になります。施工業者選定にあたっては、コンサルタントが的確にサポートしてくれますが、最終的な決定は、マンション管理組合および理事会が行わなければならないので、上記のことに注意して慎重に選ぶようにしましょう。

また、コンサルタントの選定もかなり重要になってきます。以下の項目に注意しながら選定するようにしましょう。

・マンションの大規模修繕工事の実績や技術がある

・管理組合の運営についての専門的な知識がある

・コンサルタント費用の報酬が明確

・業者等からリーベートやバックマージンを受け取らないなど、ノーリベート宣言を公にしている

・わかり易く丁寧な説明をし、コミュニュケーション能力がある

・ホームドクター的存在として、工事後も継続的に付き合いができる